Contratação emergencial de empresa especializada na prestação de serviços de guarda, gestão documental…

Contratação emergencial de empresa especializada na prestação de serviços de guarda, gestão documental, armazenamento, manuseio, movimentação e transporte de documentos físicos.

O Conselho Regional de Psicologia de São Paulo necessita realizar, em caráter emergencial, a contratação de empresa especializada na prestação de serviços de guarda e gestão documental, compreendendo o armazenamento, organização, manuseio, arquivamento, desarquivamento e transporte de documentos físicos. Atualmente, a Autarquia encontra-se sem contrato vigente para a execução desses serviços, ao mesmo tempo em que está em andamento a elaboração do processo licitatório destinado à contratação definitiva. Considerando que a conclusão de um procedimento licitatório demanda prazo incompatível com a necessidade imediata de manutenção da prestação do serviço, torna-se imprescindível a celebração de contratação emergencial para assegurar a continuidade das atividades administrativas. O acervo documental sob guarda da Administração é composto por documentos administrativos, financeiros, contábeis, patrimoniais, jurídicos e institucionais, cuja preservação é obrigatória em razão da legislação arquivística, das normas de transparência, dos órgãos de controle e das necessidades operacionais do Conselho. Esses documentos devem permanecer armazenados em ambiente adequado, com condições de segurança física, controle de acesso, rastreabilidade e possibilidade de localização e disponibilização sempre que requisitados. A interrupção da prestação dos serviços poderá ocasionar graves prejuízos à Administração, dentre os quais: comprometimento da integridade, conservação e segurança do acervo documental; risco de extravio, deterioração ou perda de documentos oficiais; impossibilidade de localização, consulta, desarquivamento e disponibilização de documentos solicitados pelas unidades administrativas, auditorias, órgãos de controle, Poder Judiciário e demais autoridades competentes; prejuízo à continuidade dos processos administrativos e ao atendimento das demandas institucionais; descumprimento de obrigações legais relacionadas à guarda e preservação documental; impactos negativos na eficiência administrativa e na prestação dos serviços públicos desenvolvidos pela Autarquia. A continuidade dos serviços é essencial para assegurar o regular funcionamento das atividades institucionais, uma vez que diversas unidades dependem do acesso tempestivo aos documentos arquivados para instrução de processos administrativos, atendimento a fiscalizações, elaboração de defesas, cumprimento de determinações legais e atendimento a solicitações internas e externas. Dessa forma, a contratação emergencial mostra-se indispensável para afastar risco concreto de descontinuidade de serviço essencial, garantindo a preservação do patrimônio documental do Conselho e a continuidade das atividades administrativas até a conclusão do procedimento licitatório e a formalização da contratação definitiva.